Business Intelligence Reporting Informes de inteligencia | 10 mins read

Que es BI Reporting - Una guia de los informes basicos de inteligencia

what is bi reporting a guide into the basics
Lauren Christiansen Lauren

By Lauren Christiansen Lauren

Los avances tecnologicos permiten a las empresas tener acceso a mas informacion sobre los procesos de negocio y el comportamiento del cliente que nunca antes. Saber como utilizar y administrar estas multiples fuentes de datos en beneficio de una empresa puede ser un desafio. Las herramientas de software que automatizan la organizacion y el almacenamiento de datos facilitan a los empleados la realizacion de analisis y el seguimiento del rendimiento de la empresa.



Las herramientas de informes de inteligencia empresarial son una solucion para aquellos que desean comprender mejor a sus clientes, mejorar la gestion de proyectos, realizar un seguimiento de las tendencias que afectan los ingresos y mejorar los procesos operativos. Para comprender como se pueden aprovechar las herramientas de BI, es importante saber como funcionan, por que se necesitan, consejos para elegir la correcta y algunas practicas recomendadas para utilizarlas.

Que es BI Reporting y como funciona?

Inteligencia empresarial es un termino general que abarca los procesos y herramientas utilizados para rastrear, administrar y analizar datos. Los informes de BI son un ejemplo de una solucion de software que funciona supervisando las metricas clave de rendimiento y evaluandolas.


Las empresas utilizan herramientas de BI junto con fuentes de datos internas y externas para conocer las tendencias del mercado, las tendencias financieras, la demografia de los clientes, la informacion de los empleados o cualquier otra cosa que afecte a su rendimiento. Al tener datos actualizados y relevantes en un lugar accesible, elimina la necesidad de conjeturas y toma de decisiones basadas en el instinto.

Las herramientas ETL (Extraer, Transformar, Cargar) se utilizan para extraer informacion sin procesar (datos que registran la actividad diaria de una organizacion) de diferentes fuentes, como plataformas web (redes sociales), Google Analytics o Salesforce, y luego limpiarla y copiarla en un almacen para que los usuarios puedan acceder a ella. En resumen, las aplicaciones de BI reunen todas las diferentes fuentes en una vista unificada para que los empleados puedan crear informes (resumenes de datos) y realizar analisis (responder al como/por que detras de los datos).



Los sistemas de BI funcionan garantizando que la informacion correcta se entregue en el momento adecuado a la persona adecuada para que pueda convertirse en un conocimiento viable que resuelva problemas y mejore los procesos empresariales.

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Por que las empresas necesitan herramientas de BI?

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Algunos de los beneficios de las herramientas de inteligencia empresarial incluyen-

1.
Las soluciones de informes relevantes y precisos incorporan los datos mas actualizados de fuentes internas que transmiten la actividad empresarial diaria y las transacciones de los clientes. Algunas de estas fuentes incluyen plataformas web, sistemas de gestion de relaciones con los clientes o Salesforce. A continuacion, los usuarios pueden acceder a esta informacion para generar informacion util y realizar informes precisos y personalizados. Para ejemplificar mejor los datos encontrados, la informacion se puede mostrar en forma de visualizaciones como graficos, graficos y tablas.


Debido a que los informes tienen en cuenta los datos mas pertinentes y mas recientes, los informes reflejan el rendimiento de la empresa en tiempo real, lo que permite a los gerentes orientar hacia donde se necesita soporte adicional, ver como funciona la empresa hoy en dia en relacion con los objetivos a largo plazo y tomar decisiones basadas en la informacion mas pertinente.

2.
Las herramientas de BI Information Employees & Better Collaboration BI consolidan la informacion de toda la empresa en una ubicacion y proporcionan herramientas tales alertas para que la actividad se pueda supervisar en tiempo real. La administracion puede proporcionar a los empleados designados acceso a la informacion que necesitan en su departamento para fines de analisis de autoservicio, y las alertas se pueden enviar a computadoras del lugar de trabajo o, a veces, telefonos moviles.



Esto permite una colaboracion mas sencilla entre los empleados porque todos tienen acceso a la misma informacion y las actualizaciones se envian a las personas adecuadas en el momento adecuado. Debido a que todos estan en la misma pagina, pueden colaborar en proyectos sabiendo que sus decisiones se basan en informacion confiable.

Como elegir una herramienta de BI

Al elegir un sistema de informes de inteligencia empresarial, es importante seguir los siguientes pasos-

1. Identificar y comunicarse con las partes interesadas
Al identificar quien utilizara el sistema de informes de BI y cuales son sus objetivos clave, la empresa puede hacer una lista de criterios importantes que ayudaran a determinar la herramienta adecuada. Estas son algunas preguntas a considerar-

  • Cuantos empleados usaran el sistema?
  • Cuales son los objetivos empresariales principales de cada grupo de partes interesadas?
  • Que informacion ayudaria a mejorar el rendimiento del trabajo?
  • Que tipo de fuentes de datos utilizan cada departamento y partes interesadas?
  • Que es frustrante sobre el actual sistema de analisis de datos utilizado por la empresa?
  • Cuales son las capacidades tecnicas individuales de los interesados?
  • Con que frecuencia los empleados de cada departamento necesitaran interactuar con el sistema?
2. Conozca los requisitos tecnologicos
siguientes, es importante tener en cuenta la complejidad de las fuentes de datos utilizadas y los requisitos tecnologicos especificos de la empresa. Los factores a tener en cuenta son-


  • Componentes faciles de usar- el componente BI mas utilizado son los paneles o interfaces de usuario que ofrecen vistas de un vistazo sobre el rendimiento de una empresa. Los empleados deben poder navegar facilmente por el panel para encontrar la informacion que necesitan, sin tener que buscar constantemente ayuda de TI.

3. Crear una lista de criterios
Las empresas deben investigar diferentes proveedores de sistemas de BI para establecer cuales cumplen sus criterios de seleccion. Estas son algunas preguntas a considerar-
  • Que tan facil de usar es el sistema?
  • Se puede conectar facilmente a otras fuentes de datos?
  • Que tan fuerte es su funcionalidad principal?
  • Que sistema es el mejor para realizar el analisis predictivo?
  • Se puede acceder al sistema en dispositivos moviles?

    Diferentes tipos de inteligencia empresarial

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    1. Gestion del rendimiento empresarial
    Esta aplicacion reduce el enfoque en los numeros financieros como el unico indicador del rendimiento de la empresa. En su lugar, el usuario puede ver los factores impulsores que afectan a las metricas clave de rendimiento de cada departamento. Algunas ventajas incluyen-

    • Proporcionar una vision general del rendimiento de la empresa de un vistazo
    • Comprender las variables detras de los resultados financieros de la empresa
    Las aplicaciones de gestion del rendimiento proporcionan informacion sobre como la empresa esta funcionando a largo plazo al tener en cuenta en productividad, dotacion de personal, tiempo de entrega, gasto despilfarro y mucho mas. Toma nota de las incoherencias e ineficiencias para que se puedan hacer correcciones en el curso.

    2. Herramientas de procesamiento analitico en linea
    OLAP (Online Analytical Processing) herramientas para obtener informacion detallada sobre grandes cantidades de datos para que los empleados puedan comprender las tendencias financieras y del mercado que afectan los procesos empresariales. Algunas capacidades de las herramientas OLAP son-
    • Datos multidimensionales enfocados en el negocio- los datos se organizan en dimensiones o categorias que facilitan el analisis. Ejemplos de categorias incluyen el tipo de producto, el mercado (estado/franquicia/region) y la hora (ano y mes de cada producto vendido).

    • Velocidad del analisis del pensamiento - Los analistas pueden plantear preguntas y recibir respuestas inmediatas del sistema OLAP. Las respuestas tambien son mas especificas debido a la organizacion multidimensional de los datos.
    Las herramientas OLAP permiten a los empleados acceder rapida e intuitivamente a grandes cantidades de datos centralizados con fines de generacion de informes y analisis. Sus capacidades de autoservicio reducen las demandas de asistencia de TI de los empleados.


    3. Herramientas de
    informes Las herramientas de informes permiten a los empleados crear informes personalizados que resuman un conjunto de datos relacionados con los procesos empresariales. Algunas ventajas de las herramientas de generacion de informes incluyen-
    • Se conecta a diferentes fuentes de datos, extrae informacion y la coloca en un solo lugar accesible.
    • Mayor comprension de los riesgos y las oportunidades de negocio
    • Filtra, ordena y agrupa datos
    • Formato perfecto de pixeles
    En general, las herramientas de informes explican lo sucedido. Por ejemplo, un grafico que muestra las ventas por empleado durante el ultimo mes es una funcion de generacion de informes. Aunque son excelentes en el resumen de la informacion, estas herramientas son solo una pequena parte del campo de la inteligencia empresarial y no son las mejores para analizar datos en tiempo real u ofrecer analisis predictivo.


    4. Analisis predictivo de datos
    Esta herramienta se puede utilizar para hacer predicciones precisas basadas en nuevos datos para que los propietarios puedan tomar mejores decisiones empresariales. Por ejemplo, las herramientas de analisis predictivo pueden examinar las tendencias financieras y de mercado internas y externas para determinar como podria funcionar el negocio en el proximo trimestre. Algunos de los beneficios de las herramientas de PA son-
    • Mejorar la eficiencia en la produccion
    • Proporciona analisis competitivo para obtener ventaja
    • Reducir riesgos
    • Mejora las campanas de marketing
    • Capacidad para satisfacer las expectativas de los consumidores
    Utilizando informacion historica y relaciones entre diferentes tipos de datos, el analisis predictivo ayuda a optimizar los procesos empresariales, mejorar la experiencia del cliente y reducir los gastos innecesarios.


    5.
    Las herramientas de analisis de BI de Business Analytics explican por que se produjo una situacion o problema. Un analisis se utiliza para identificar debilidades, fortalezas, resolver problemas, pronosticar resultados futuros basados en informacion historica y alertar a los tomadores de decisiones sobre posibles preocupaciones. Los diferentes tipos de analisis son- Analisis
    • descriptivo- el analisis descriptivo puede incluir informacion en tiempo real sobre datos demograficos del cliente, comportamiento de compra o datos financieros y de ventas.
    Analisis
    • predictivo- el analisis predictivo pronostica eventos al estimar el valor de los nuevos datos basandose en el aprendizaje de la informacion historica.
    • Analisis de prescripcion - Utiliza informacion predictiva y descriptiva para realizar evaluaciones y ofrecer soluciones potenciales a problemas.
    La utilizacion de analisis descriptivos, predictivos y de prescripcion permite una comprension mas profunda de los procesos de la empresa, al tiempo que ofrece recomendaciones que los propietarios pueden utilizar para tomar decisiones basadas en el conocimiento en lugar de instinto.

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    Informes de BI- Practicas recomendadas

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    Para obtener el maximo beneficio del software de BI, es esencial reconocer los procesos y herramientas necesarios para manejar datos y analisis. Algunas practicas recomendadas para maximizar las herramientas de BI son-

    1. Recibir comentarios
    Las empresas deben identificar y colaborar con los diferentes departamentos y grupos de interes para descubrir cuales son sus necesidades y objetivos empresariales criticos. Conocer las metas y objetivos empresariales de cada parte interesada y comprender lo que los usuarios deben ver en los informes puede ayudar a las empresas a elegir la herramienta adecuada. Asegurese de elegir el software que mejor se adapte a la empresa, a todos los empleados y a la infraestructura de TI.

    2. Crear un almacen de
    datos Una capa de integracion de datos es cuando los datos sin procesar, o los datos que se han consolidado mediante la eliminacion de registros y valores duplicados, se colocan en un solo lugar o en un almacen. Para optimizar este proceso, una empresa debe utilizar el software ETL adecuado (Extract, Transform, Load). Los informes y analisis fiables dependen de que se disponga de datos de calidad y no duplicados.

    3. Aplicar informes de BI basados en roles
    Personalizar informes, analisis y paneles basados en las preferencias de cada empleado que utiliza la herramienta BI les permite ver los analisis que son relevantes para sus responsabilidades personales. Las herramientas adecuadas de generacion de informes de BI basadas en roles pueden adaptarse a los cambios empresariales a medida que se producen, facilitando la adicion, eliminacion y personalizacion de datos para los empleados a medida que van y vienen. Los empleados pueden ver personalmente los resultados de los comentarios de sus interacciones con los clientes y como se relacionan con los objetivos generales de la empresa para que puedan actuar cuando sea necesario.


    4. Inicie Small
    First considere que preguntas empresariales deben responderse con los datos disponibles y que necesitan los usuarios de las herramientas de BI. Considere las aplicaciones practicas de la entrega de herramientas de inteligencia empresarial, analice que vias de entrega de informacion son mas efectivas para la organizacion (paneles de control, OLAP, informes, etc.). Despues de elegir un software, pruebe la inteligencia empresarial en grupos pequenos o entre determinados departamentos antes de implementarlo en toda la organizacion.

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